TEŞKİLATLANMA KOMİSYONU

1. Tanım

Derneğin teşkilatlanmayla alakalı tüm faaliyetlerinin planlanmasından, yürütülmesine, takibinden, denetlenmesine, geliştirilmesinden, revizyonuna kadar her sahada Yönetim Kurulu’na teklifler hazırlayan, teşkilatlanma meselelerini görüşen ve Yönetim Kurulu’nca kendisine tevdi edilen ilgili komisyonların çalışmalarına koordine ile yürüten birimdir.

2. İşleyiş ve Toplantı periyodu

Teşkilatlanma komisyonu kendi içinde haftalık olarak toplanır. Şubeler ve bağlı kurumları belirli bir periyotta ziyaret etmek için program yapar ve uygular.

3. Teşekkül

Başkanın ve Yönetim Kurulu’nca görevlendirilen kişilerin teklifleri; Yönetim Kurulu’nun onayıyla ilgili komisyon başkanlarından oluşur.

4. Yetki ve Sorumluluklar (Faaliyetlerle Birlikte)

Teşkilatlanma Komisyonu, Yönetim Kurulu adına teşkilatlanmayla alakalı işlerin planlanmasından, denetlenmesinden ve yürütülmesinden sorumludur.

Derneğin, gönüllüleri ile arasındaki ilişkiyi, gönüllülerin Derneğin teşkilatlanma hedeflerine ve çalışma prensiplerine uygun olarak hareket etmelerini ve yeni gönüllülerin dâhil olmalarını sağlama çalışmalarına katkıda bulunur. Bu çerçevede genel merkez bünyesinde ve buradan ilham alarak şubeler ve bağlı kurumlarda veri-hizmet akışının sıhhatli bir şekilde işlemesi için çalışmalar ortaya koyar. Söz konusu çalışmaları komisyonlar halinde yapar.

Teşkilatlanma Komisyonu aşağıda belirtilen alanlarda faaliyet yürütür:

  1. Derneğin organizasyon şemasının belirlenmesi çalışmalarına destek sağlamak.
  2. Bu şemanın şubelere ve bağlı kurumlara yansıtılmasını ve oralarda uygulanmasını sağlamak.
  3. Mevcut durumun sahip olunan her türlü imkan ve güç açısından analizini ve tespitini yapmak.
  4. Birimler ve kurumlar yönüyle de durum analizi ve tespit yapmak.
  5. Birimler arasında veri-hizmet akış koordinasyonunu sağlamak.
  6. Mevcut birimlerin aidiyet, mensubiyet ve temsil hususlarında kurumsal çizgide ifadelendirilmelerini sağlamak. (Muhatap olma açısından birimler ve kurumlar arasında oluşabilecek ihtilafların çözüme kavuşturulmasına yardımcı olmak.)
  7. Yeni çalışma alanları için tespitlerde bulunmak, kurumsal açılımlar için teklif vermek ve destek sağlamak.
  8. Belirlenen hiyerarşik katmanları oluşturmak ve iç işleyişte sorumlulukların belirlenerek uygulanmasını sağlamak.
  9. Kendi iç işleyişinde (kurumlar, birimler, meslek üniteleri vb.) bölümler oluşturmak.
  10. Görevlendireceği kişilere alanla ilgili (yönetim, organizasyon, planlama vb.) hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimler düzenlemek.
  11. Kendine bağlı birimlerin çalışmalarını koordine eder.

Genel Çerçeve

Teşkilatlanma komisyonunun yetki ve sorumlulukları şu esaslar çerçevesinde yürütülecek: tüm kurumlar ve birimler, başkanları üzerinden hiyerarşik anlamda teşkilatlanma Başkanına bağlı olacak. İcraat anlamında ise ilgili komisyon başkanlarıyla koordineli olunacak ve “yatay ilişki” üzerinden işlemler yürüyecek. Bir bölgede birden çok kurum olması durumunda bir tanesine merkezilik özelliği verilecek, diğerleri oraya yönlendirilecek. Bu meselenin çözümünde “zamana bırakmak”, “duruma ve somut verilere göre hareket etmek”, “kurum ya da birimin özel şartlarını dikkate almak” gibi kriterlere göre esnek tavırlar söz konusu olabilecek. Bazı sorunlar sürece bırakılarak, bazıları istisna kabul edilerek çözülecek. Genel bir yaklaşım olarak başlangıç döneminde genel merkezin güçlendirilmesi bir stratejik adım olarak benimsenecek.

Çalışma alanı olarak Durum Analizi (insan, kurum, iş) ve Ziyaretler (kişiler, kurumlar) öncelenecek. Bu analiz ve ziyaretler neticesinde teklifler ve değerlendirme raporları sunulacak.

5. Bağlı Olduğu Üst Makam

Teşkilatlanma Komisyonu, Başkana bağlı bir alt komisyon olarak çalışır.

6. Bağlı Alt Birimler

Kurumlar, meslek üniteleri ve ilgili diğer birimler yukarıdaki esaslar dâhilinde teşkilatlanma komisyonuna karşı sorumlu olacaklar. Komisyon, başlatılacak çalışmalarla birlikte alt ihtisas birimleri ve icraat kurulları oluşturacaktır.

7. Nitelik ve Özel Şartlar

Bu komisyona seçilecek kişilerin bu alanda tecrübe ve birikim sahibi olmaları gerekir.

8. Bütçe

Teşkilatlanma Komisyonu’nun yıllık giderleri  ……………….  TL olarak öngörülmektedir.